Les entreprises sont-elles préparées aux exigences de la directive MiFID II relative aux communications électroniques ?

Bien que la date de mise en conformité ait été retardée, les entreprises doivent s’atteler dès à présent à l’implémentation technologique afin d’être prêtes dans les temps. L’analyse de Yasmin Zarabi, Vice-Présidente en charge du département Juridique et Conformité chez Hearsay Social...

Suite à la récente révision du cadre réglementaire de l’Union européenne (UE) pour les services financiers, la commission européenne a publié la mise à jour des règles pour la directive sur les marchés d’instruments financiers (MiFID II), qui entrera en vigueur le 3 janvier 2018 pour la totalité des 29 États membres de l’UE. Bien que la date de mise en conformité ait été retardée, les entreprises doivent s’atteler dès à présent à l’implémentation technologique afin d’être prêtes dans les temps.

La directive révisée MiFID II met fortement l’accent (insiste ?) sur l’amélioration des protections de l’investisseur, en incorporant des mesures plus rigoureuses concernant les communications avec le client, les divulgations et les exigences de transparence. En conséquence, l’une des priorités sera l’alignement des profils produit et client. Voici quatre piliers en matière de conformité relative à leurs communications numériques avec leurs clients :

1. La formation

Au titre des articles 16 et 45 de la directive, les entreprises doivent fournir une formation appropriée au personnel – afin que les employés puissent comprendre les règles – et tenir un journal des contrôles et des processus mettant en œuvre la réglementation. L’équipe dédiée aux formations réglementaires doit rassembler des membres issus des départements juridiques, conformité, informatique, et commerciaux pour les former aux différences entre les directives MiFID et MiFID II.

2. Le contenu

Les articles 13 et 24 exigent que le contenu marketing numérique d’une entreprise soit juste, clair et n’induise pas en erreur. L’usage de solutions technologiques est fortement recommandé afin de permettre aux organisations de revoir et approuver le contenu diffusé par le biais de leurs employés. De plus, l’article 25 demande aux entreprises de veiller à la « pertinence » des besoins de leur client, afin de fournir les recommandations appropriées sur les produits ou services. Cette tâche peut être réalisée via l’implémentation d’une solution technologique adéquate en matière de conformité.

3. La surveillance

L’article 16 exige un système de contrôle fiable, qui garantit que les communications numériques entre l’entreprise et ses clients soient toujours appropriées et correspondent aux intérêts des clients. Dans un premier temps, les organisations doivent évaluer leurs capacités de collecte et de surveillance des données actuelles, afin d’identifier les insuffisances en matière de processus et d’outils informatiques. Les organisations doivent envisager une solution technologique qui permette différents types de surveillance : une pré-approbation systématique avant communication par exemple, ou des validations en amont ou en aval en fonction du type de contenu et de canal.

4. L’archivage

Enfin, pour être en conformité avec les articles 6 et 69, les organisations doivent archiver toutes les communications électroniques – réseaux sociaux, e-mails et SMS – quel que soit le terminal utilisé, en veillant à enregistrer de manière adéquate les divulgations de conflits d’intérêt potentiels. Les archives doivent être facilement accessibles et à la disposition des clients pendant une période allant jusqu’à cinq ans, et sept ans pour les organismes réglementaires. Il est également important d’archiver les communications de façon linéaire pour ne pas avoir à rassembler des communications provenant de différents appareils en cas d’audit.

La date butoir pour la mise en conformité est fixée à janvier 2018, mais il est fortement recommandé d’opérer une transition rapide et systématique vers MiFID II. Cette directive est l’une des nombreuses nouvelles réglementations envisagées pour résoudre les insuffisances concernant les activités sur les marchés des capitaux en Europe, qui ont été mises en lumière lors de la crise financière de 2008. Les entreprises en mesure de préparer et de mettre en œuvre des plateformes pleinement conformes à MiFID II pour les communications numériques avec les clients et leur archivage, seront idéalement placées pour apporter de nouvelles analyses clés aux équipes en relation avec le client, tout en apportant une valeur ajoutée constante aux différents acteurs de l’entreprise.

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Clause de non-responsabilité : le contenu disponible dans cet article est uniquement fourni à titre informatif, et ne doit pas être considéré comme un conseil juridique.

Yasmin Zarabi , 17 mai

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